Comienzo con este una serie de artículos encaminados a comentar una de mis pasiones, el Lean Production o Lean Manufacturing. La traducción al español que más me gusta es Producción Esbelta o Producción Ajustada. Durante algo más de 2 años fui Director Lean y eso hizo que me enamorase literalmente de todo lo que tiene que ver con Lean. Ahora mismo estoy inmerso en una certificación oficial Lean. Y no dejo de aprender nuevas cosas, y de reaprender conceptos. Empiezo con este artículo Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks, por la sencilla razón de que el puro concepto Gemba es realmente poderoso, y ahora vamos a ver porqué.
Tabla de Contenidos
El origen de los Paseos Gemba 🚶🏻♂️
Los Paseos Gemba o Gemba Walks fueron un concepto del que empezó a hablar Jim Womack, autor del libro, “La Máquina que cambió el mundo, La historia de la Produccion Lean, el arma secreta de Toyota que revolucióno la industria mundial del automóvil”. Es uno de mis must, pronto lo leeré 😅
Pero el propio concepto GEMBA o GENBA existe desde mucho antes. En este artículo Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks, veremos cómo podemos organizar los paseos Gemba por los puestos o lugares de trabajo, y realizar las preguntas adecuadas. Todo ello para obtener el mejor resultado posible, que no es otro que el incremento del valor.
¿Qué significa GEMBA?
En japonés Gemba se refiere al lugar dónde se crea “valor”. En el caso de una fábrica es el suelo o piso de la propia fábrica. Por ejemplo en una red de cafeterías, adivina dónde será. Si pensamos en una tienda, es la propia tienda, el escaparate, el flujo de valor. En ventas, Gemba es el lugar donde el proveedor interactúa con cliente.
Cuando hablamos de lean manufacturing, el concepto Gemba es muy importante, porque se considera que Gemba es el lugar dónde los problemas son visibles. Por lo tanto las mejores ideas del Kaizen van a aparecer en el Gemba.
En mi propia experiencia puedo decir, que durante los paseos Gemba DESCUBRES problemas que no sabías ni que existían, que ninguno de tus colaboradores te había contado, pero que estando en el lugar de trabajo y que descubres con tus propios sentidos. El motivo de escribir este artículo, Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks, es precisamente que se entenda la importancia de estos paseos.
Identifica las mejoras en el lugar donde se crea el valor 💡
Cuando hablamos de ir a realizar un paseo Gemba y decimos que lo hacemos porque es el lugar donde se crea el valor, no es algo banal. Recuerdo que en un artículo de hace un par de años hablé precisamente del modo contrario de liderar realizando paseos Gemba a este: Torres de Cristal, liderar desde una pantalla. De hecho:
Muchos directivos, responsables, supervisores y jefes en general, deberían de recordar todos los días que el lugar donde se genera el VALOR AÑADIDO y gracias al cual se gana el dinero es GEMBA.
José Manuel Portero.
También es cierto que cada día más hay una gran cantidad de tareas de administración que la mayor parte de los grupos comentados en la frase anterior tienen que abordar todos los días. Pero hay que tener cuidado de no convertir esas tareas importantes, pero no urgentes muchas veces en lo único importante. Es útil recordar aquí la matriz de prioridades de Eisenhower, la cual merecerá un artículo aparte.
Nótese que he añadido a la Matriz de Prioridad de Eisenhower un quinto apartado llamado: LQDJ (Lo Que Dice el Jefe), que aunque muchas veces no sea ni lo más importante ni lo más urgente, pasa por encima de todas nuestras prioridades en más de una ocasión.
JOSE MANUEL PORTERO
Es fácil perder de vista los problemas reales en GEMBA que tienen que resolverse o mejorarse. Como solución a este problema, los directivos de mejora continua de procesos de Toyota implementaron una costumbre empresarial que llamaron “Gemba Walk” o “Paseo Gemba”.
¿Qué es el “Gemba walk”?
El Gemba Walk es simplemente un paseo por la fábrica o lugar de trabajo. Esta es una de las herramientas primordiales dentro de la filosofía de gestión Lean. Gemba supone volver a la costumbre de ver el trabajo real, abarcar los procesos comprometidos y someter a controles y cuestionarnos esos procesos. Esta costumbre se realizar para que los mandos también vean el sitio de trabajo con el objetivo de detectar despilfarros. Si a esto le unimos el artículo Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks, seremos capaces de resolver esos desplifarros.
Los ejemplos de directivos y empresas que han promovido los Gemba Walks, no sólo están en el mundo de la automocíon, también lo son en otro tipo de industrias y empresas. Un ejemplo es Howard Schultz, quién fuera CEO de Starbucks, también era un asiduo de sus tiendas, para comprobar en persona la experiencia del usuario a la hora de tomar uno de sus cafés. El resultado es bien conocido por todos.
¿Cuál es el objetivo de un paseo Gemba? 🎯
El objetivo de los paseos Gemba es fundamentalmente realizar un paseo por el terreno, investigar si se está trabajando correctamente durante todo el flujo de valor. Y por supuesto ver las desviaciones y posibles soluciones que tienen que implementarse para eliminar el máximo número de desperdicios posible.
Los 7 pasos para preparar un paseo Gemba triunfador
Los dirigentes empresariales tienen diferentes puntos de vista sobre las caminatas Gemba. Algunos gerentes los ven como un procedimiento fundamental y muy efectivo para conectarse con los integrantes de su equipo mientras encuentran problemas y soluciones para la mejora continua. Otros responsables piensan que es insignificante y una pérdida de tiempo y medios.
Obviamente, ya sabéis dónde me posiciono. Además si se realiza de manera correcta, un Gemba Walk puede abrir las puertas a oportunidades de mejora para la organización y a mejorar las operaciones, eliminando desperdicios. Vamos a ver Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks.
1. Elegir el equipo para el paseo Gemba
En otras teorías se habla de la preparación del Objetivo primero, pero aquí tomamos primero la elección del equipo, dado que el objetivo tiene que venir predefinido claramente por el propio sistema y proceso. Sabiendo ¿Qué proceso deseamos ver y mejorar?, tenemos que seleccionar el equipo que realizará el paseo Gemba. El equipo que sea necesario para la caminata vendrá elaborado por los procesos que se vayan a revisar. Es necesario que los miembros del equipo estén elegidos correctamente y sean PROACTIVOS. Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks.
2. Preparar un plan y un mapa para el paseo 🗾
Es necesario planificar qué vamos a ver en el Gemba Walk. Elaborar un plan y un mapa servirá de guía para el equipo que se va a unir al paseo Gemba. La elaboración de un mapa y un plan le va a ayudar a evitar perder el tiempo intentando saber adónde ir en cada momento. Con un plan preciso a continuar y con un mapa que le ayuda de guía, va a poder hacer su paseo Gemba sin inconvenientes.
3. Preparar al Equipo para Observar
Cuando tenga un plan predeterminado para su caminata Gemba, es hora de trabajar con el equipo para lo que se va a ver y como observar. Yo llamo a este paso, ponerse las gafas de observar. Todos tienen que familiarizarse con el fin del paseo Gemba.
Los paseos Gemba son una costumbre habitual en numerosas organizaciones, se estructuran alrededor de un kaizen o mejora continua como propósito final. Así mismo, los trabajadores del puesto o lugar observado se van a sentir útiles si el paseo está bien dirigido y explicado, y por lo tanto estarán más dispuestos a aportar sus ideas y ayudar a los observadores. Así mismo, los observadores además tienen que ser conscientes de que el objetivo de la caminata Gemba es ver y abarcar el desarrollo de hoy, no proveer comentarios o feedback sobre el trabajo que se está realizando en ese momento.
4. Identificar caminantes del proceso y entrevistados
Como parte de la elaboración del equipo para el paseo Gemba, es necesario seleccionar a la gente que tienen que sumarse al paseo y también a la gente que van a ser entrevistadas por los miembros que forman el paseo Gemba. Al seleccionar tanto a los caminantes como a los entrevistados, asegúrese de que su participación sea fundamental para el paseo Gemba, fundamentalmente que tengan sentido en relación con el tema que ha elegido observar.
5. Establecer un horario y seguirlo ⏳
El siguiente paso es seleccionar un horario para el paseo Gemba. Tienes que tomar en cuenta la disponibilidad de toda la gente que hayas seleccionado para ser parte del paseo Gemba. Iguálmente, asegúrate de que la observación se constituya a lo largo de las horas normales de trabajo, cuando se está realizando el trabajo del modo habitual. Este punto es fundamental, ya que debemos estar presentes y Analizando el Flujo de Valor. Los 7 Pasos y Las 7 Preguntas a realizar durante los Gemba Walks.
6. Recopilar todas las observaciones 📝
A lo largo del paseo Gemba, es importante recordar a los caminantes el tema y el objetivo del paseo Gemba. Asegúrese de que lleven algún soporte para anotar sus observaciones, de este modo podrán escribir todas sus visualizaciones, y porque no, algunas de las respuestas a las cuestiones que se plantearon a lo largo del paseo. Estas observaciones de la caminata son cruciales para contribuir a los observadores a hallar los medios necesarios para hacer mejor los procesos que han visto.
7. Compartir Observaciones y comentarios.
Cuando se recopilan las observaciones, el equipo debe comunicar todo lo que descubrieron o aprendieron a lo largo del paseo Gemba. El equipo debe de realizar una recopilación de todas las observaciones. Y si se va a tomar acción de alguna de ellas, se deben de realizar con conocimiento de todos los presentes en el paseo Gemba, incluidos los trabajadores de los puestos. Este último punto es fundamental. Ya que en muchas ocasiones se pueden poner en práctica sugerencias y soluciones que ellos mismos nos propongan. De este modo los hacemos partícipes del proceso de manera activa.
Las 7 Preguntas a realizar en los Paseos Gemba
Cuando hablamos de ordenar los paseos Gemba, además hay que tener en consideración las cuestiones que vamos a realizar durante los mismos. Estas preguntas tienen la posibilidad de contribuir en su conjunto y hacer un paseo Gemba triunfador y fructífero. Para ayudar a abarcar los procesos que se van a ver, hay siete cuestiones muy útiles que tienen que hacerse. A continuación veremos en detalle cada una de ellas, de momento aquí tienes una infografía sobre las mismas:
¿Qué tarea estás haciendo ahora?
Lo primero es observar y preguntar sobre la tarea que se está realizando en ese momento por el trabajador en su puesto o lugar de trabajo.
¿Hay un proceso estándar para realizar esta tarea? ✅
Toda tarea debe de tener un estándar, en caso contrario el proceso NO está en control. Así de simple, y así de complejo a la vez, pero una realidad. No podemos dejar al libre albedrío de cada uno tareas en muchas ocasiones, claves para el proceso. ¿Pero acaso no lo son todas?, seguramente sí.
¿Estás encontrando problemas mientras realizas esta tarea?
Si el trabajo tiene problemas para realizar una tarea con un estándar. Entonces debemos de entender la causa raíz de ese problema.
¿Cuál es la causa o causas del problema?
Es primordial entender la causa o causas raíz del problema, puede ser una o pueden ser varias.
¿Cómo encuentras la causa raíz del problema?
Aquí es donde entra en acción la herramienta Kaizen, en sus versiones A4 o la más conocida A3-KAIZEN. Es necesario analizar y descubrir la verdadera causa raíz del problema para poner la solución adecuada. En muchas ocasiones estos formatos para hallar la causa raíz del problema se escriben en el propio puesto de trabajo.
¿Cómo puedes resolver el problema? 📈
Es importante encontrar la solución DEFINITIVA del problema e informar de la SOLUCION para poder ser resuelto por cualquier persona. Es fundamental en este punto NO tratar de encontrar la solución sin haber realizado y analizado las preguntas anteriores. Los técnicos tratan muchas veces de encontrar la solución antes de analizar bien el problema. Aquí es necesario recordar la frase del gran maestro Albert Einstein:
¿A quién puedes contactar si vuelves a tener el problema?
Es necesario dejar claro con quién tendrá que contactar el trabajador si vuelve a tener ese mismo problema para que le ayude a resolverlo. Esto puede significar que no se ha resuelto del todo el problema, pero en muchas ocasiones el problema puede ser debido a una solución deficiente o a otra causa raíz. Por eso es bueno mantener una línea de comunicación eficiente para una respuesta rápida en caso de volver a aparecer el problema.
Después del Paseo Gemba: ¿Qué hacer ahora? ❓
Al finalizar el Paseo Gemba es importante que todos los que participaron del mismo, recopilen y pongan en común sus observaciones. Después en una pequeña reunión o círculo Kaizen, los miembros del equipo deben comentar sus visualizaciones y conclusiones.
Por medio de la herramienta Kaizen, se debe determinar qué observaciones son importantes, no importantes, urgentes y no urgentes para analizarlas con prioridad. Nótese que he puesto la palabra ANALIZARLAS y no RESOLVERLAS. Una vez analizados los principales problemas o dificultades observadas, será necesario pues, realizar ese análisis y un posterior plan de acciones para resolverlas. Una vez implementadas las soluciones, es necesario comunicarlas a los responsables y trabajadores en el propio lugar de trabajo, que no deja de ser el lugar donde se crea valor.
Conclusiones sobre los paseos Gemba.
Hacer un paseo Gemba favorece no solo a los dirigentes de la organización, sino además a los integrantes del Equipo que está en primera línea. Por medio de estos paseos, los procesos tienen la posibilidad de simplificarse y el trabajo de todos se puede llevar a cabo de una manera más simple y además recibir más valor. Y al unir los paseos Gemba con otras herramientas Lean para administrar nuestros process, como un tablero kanban o actividades SMED, se tienen la posibilidad de conseguir mejoras continuas.
El Respeto por la Gente y el Respeto Mutuo.
Jim Womack nos habla también de la importancia que se establece en estos paseos en cuanto al respeto por la gente. En su libro Gemba Walks, Jim Womack comenta interesantes puntos de vista acerca de GEMBA y el respeto mutuo entre trabajadores y gerencia.
Supongamos que usted y yo deseamos explotar las energías creativas y de optimización de procesos de la gente que tocan cada desarrollo en nuestras organizaciones. Es decir, deseamos involucrar realmente a todos los integrantes de nuestra organización en la mejora continua. ¿Cómo tenemos la posibilidad de llevar a cabo esta tarea? Este es un asunto intensamente humano que nos obliga a repensar lo que verdaderamente significa tener respeto por la gente.
A lo largo de años he visitado empresas donde el “respeto por la gente” es un elemento central de la filosofía corporativa. Por eso le he hecho a los gerentes de muchas compañías una pregunta fácil. “¿Cómo muestras respeto a tus trabajadores?” En la mayoría de los casos, he escuchado que los empleados tienen que ser tratados de forma justa, tener misiones visibles, confiar en que las alcanzarán los objetivos y rendir cuentas por los resultados. Pero aunque todo eso está muy bien, no da un enfoque claro de cómo demostrar respeto.
El desarrollo de resolución de inconvenientes y problemas es la forma más elevada de respeto.
JIm Womack
Con este enfoque el gerente les está diciendo a los empleados que él solo no puede solucionar el problema, porque el gerente no está lo bastante cerca del inconveniente como para comprender los hechos por los que ocurre. Él o ella verdaderamente respetan el saber de los empleados y su dedicación para hallar la respuesta adecuada. Pero no olvidemos que a su vez los trabajadores tampoco tienen la posibilidad de solucionar muchas veces el inconveniente solos, porque comúnmente están bastante cerca del inconveniente para ver un contexto más amplio y tienen la posibilidad de abstenerse de llevar a cabo cuestiones difíciles sobre su trabajo. Así pues es necesario un respeto mutuo para encontrar las soluciones y alcanzar la verdadera MEJORA CONTINUA.
Solo exponiendo respeto mutuo , el uno por el otro y por el papel del otro, es viable solucionar problemas, lograr que se trabaje de manera más satisfactoria y llevar el desarrollo organizacional a un nivel cada vez más alto.
JIm Womack
Unas preguntas para el final.❓
¿Practicas GEMBA con regularidad, vas al puesto de trabajo, a la tienda, al lugar dónde se genera el Valor Añadido de tu empresa? ¿Practicáis habitualmente GEMBA en tu empresa?
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