#05 Lean. ¿Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida?19 minutos de lectura

En este artículo, vamos a repasar las 5S, ahora que son tan populares y qué parece que Marie Kondo las ha reinventado. Voy a dar mi visión personal, de cómo 5 palabras japonesas las que conforman las 5S van a ir respondiendo por si solas a la pregunta Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida.

1. Las 5S en la cultura actual y libros de Marie 🇯🇵

Parece un poco exagerado que 5 simples palabras puedan transformar una Empresa y mucho menos una Vida. Pero cuando aplicas ciertas metodologías, las empresas realmente sufren cambios y mejoras. Y si lo aplicas a tu vida, pues también pueden surgir ciertas mejoras. ¿Acaso no se trata de ser un poco mejores cada día? ¿De Aplicar la filosofía Kaizen? ¿Y de dar Valor Añadido a nuestro trabajo?

Por cierto, aquí tenéis varios libros de Marie Kondo, hablando de 5S, perdón, de Orden y Limpieza en general 😅

2. El primer escalón hacia el éxito. Las 5S. 🪜

Siempre he defendido que:

Si queremos una transformación Lean en cualquier empresa, esta tiene que empezar por las 5S.

Chema Portero

Recuerdo perfectamente cuando hablábamos de otras metodologías y nos decidíamos a empezar el camino de la Mejora Continua y del Lean en Alumalsa. Mi mentor francés 🇫🇷, me dijo:

No podremos aplicar otros sistemas, si antes no hemos conseguido aplicar las 5S, pintar nuestros pasillos y señalizar nuestro día a día.

Denis Luquieau

3. Una historia de Kaizen, la mejor explicación de las 5S.

Henry Ford hizo contribuciones significativas al pensamiento Lean y allanó el camino cincuenta años antes de que naciera Lean. Un principio importante de Ford es CANDO, inventado probablemente antes de 1920, es un acrónimo de cinco pasos: Limpieza, Arreglo, Pulcritud, Disciplina y Mejora continua. Si las empresas usaban el sistema CANDO contribuía a mejorar la empresa de modo que era una herramienta fácil de seguir, nítida y práctica. Conocer esta historia nos ayuda a responder mejor a la pregunta Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida.

3.1. Toyota copio a Ford y lo mejoró. 📝

Después de la Segunda Guerra Mundial, Japón estaba ansioso por aprender de Estados Unidos. Así que un equipo de Toyota visitó Ford en 1950. El equipo estaba asombrado por el nivel productivo de Ford. Toyota producía solo 40 automóviles al día, mientras que Ford producía 8.000 al día. Toyota decidió entonces adoptar los métodos de producción en masa de los automóviles estadounidenses con algunos cambios.
Un equipo de Toyota fue entrenado en Ford. En 1956, Taiichi Ohno, el ingeniero jefe de la empresa, visitó Ford. Y sobre la base de esas observaciones, comenzó el desarrollo del Sistema de Producción Toyota, que finalmente llevó a la formación de la práctica 5S.

3.2. Taiichi Ohno, el creador de las 5S. 🇯🇵

Taiichi Ohno, creador del marco 5S, era un hombre práctico que “no se preocupaba mucho por los informes o modelos”. Con un propósito práctico para mejorar la visibilidad, sus estudiantes desarrollaron métodos como 5S y Kanban. Desafortunadamente, cuando se introdujo en Occidente, 5S fue apodado erróneamente como “limpieza doméstica”. Realmente el propósito de 5S es promover la visibilidad y hacer que las “oportunidades de Kaizen” sean instantáneamente obvias.

Los primeros cuatro pasos de CANDO dan visibilidad a las 5S y la quinta está orientada a la mejora de Kaizen. En pocas palabras FORD CANDO = 5S + Kaizen

Lo he dicho al principio y me reitero Las 5S son 5 soles que pueden transformar tu Empresa y también tu Vida.

4. 5S son los 5 Soles para mantener una organización Lean. 🌞 ☀️ 😎 😀 😁

Vayamos revisando cada una de las 5S y entenderás aún mejor la cuestión y la respuesta a la pregunta Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida. Si te preguntas porqué los llamo los 5 Soles, comprueba la imagen de este artículo y las iniciales de las palabras en español a continuación y entenderás mi regla mnemotécnica 😆 de los 5 S.O.L.E.S. = Separar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Supervisar 💃🏻.

1️⃣ S Primera S, Seiri: Separar.

• 1ªS – Seiri – Separar lo necesario de lo innecesario y eliminar esto último, y si no estás seguro llévalo a la zona ZAMI. En castellano muchas personas utilizan Clasificar. A mí me gusta más la palabra separar, por la necesaria división entre lo que realmente es útil de lo que no lo es. Separar lo que vas a guardar y lo que no vas a guardar hace que te preguntes con tesón si utilizas realmente algo. Esto hace que la primera S sea aún más efectiva. Separa y vencerás. La primera S es muy práctica en casa, y no digo nada en el trastero. Una vez al año aplica la primera S, y la regla es fácil, si llevas 1 año sin usarlo, lo puedes tirar. No hay problema. Cuidado trasteros que os quedáis vacíos 😅

2️⃣ S Segunda S, Seiton: Ordenar.

• 2ª S – Ordenar, es el clásico un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio. Parece fácil, pero no lo es, ya que lo importante en esta S es también separar aquello que se usa de modo habitual, de aquello que se usa esporádicamente. Por ejemplo, no es lo mismo una lima que se usa en cada ciclo, o un trapo que se usa para limpiar de modo continuo, que una escoba que se usa 1 vez al turno o en casa 1 vez al día.

3️⃣ S Tercera S, Seiso: Limpiar.

• 3ª S – Limpiar, aquí siempre surgen las dudas, ¿pero no ha servido la primera S para esto?, pues no, porque lo que buscamos aquí es eliminar fuentes de suciedad, esa fuga que siempre sale, esa máquina que siempre mancha, ese residuo que siempre hay que limpiar. Y eliminar las fuentes de suciedad de raíz siempre que se pueda, o conteniendo su repetición.
  • Ejemplo: en mi empresa teníamos una máquina vieja que siempre fugaba, estoy hablando de hace más de 10 años y ya había estado en servicio otros 10 años. Recuerdo que yo quería poner una barrera de contención de obra, lo había visto en otras fábricas, dónde este tipo de máquinas directamente estaban ubicadas en un pequeño foso, puro benchmarking. Pero tenía la oposición del responsable de mantenimiento, quién decía que lo que había que hacer era erradicar la fuente de la suciedad y reparar el carenado de aquel viejo CNC.
  • A día de hoy 10 años más tarde, esa máquina sigue fugando taladrina (líquido refrigerante de las máquinas CNC), a veces más y a veces menos, incluso a veces por el modo en el que trabajamos (las piezas al salir de la máquina gotean). En aquella ocasión impuse mi criterio y se fabrico una contención con perfil metálico y resina resistente, y sigue conteniendo esas fugas. Es un ejemplo de contención, la limpieza de la taladrina hubiera sido constante sino llegamos a hacer esto, pero hablo de ríos de taladrina que cruzaban pasillos de carretillas peligrosamente. Ahí es nada, un buen ejemplo de como las 5S ayudan a la Seguridad.

4️⃣ Cuarta S, Seiketsu: Estandarizar.

• 4ª S – Estandarizar, es una de mis partes favoritas, pero creo que es de las que peor se ejecutan. Consiste en crear los estándares, ayudas visuales, check-list, tareas 5S cómo las llamamos nosotros y formar a la gente para que todo el mundo las conozca. Creo que es el punto crítico de las 5S. También podemos ayudarnos de la tecnología actual, tablets y pantallas con imágenes.

5️⃣ Quinta S, Shitsuke: Supervisar.

• 5ª S – Supervisar, otros lo llaman Mantener o Sostener. Pero yo prefiero recordar la importancia de auditar para sostener, o de supervisar como la llamo yo, que la pura traducción de sostener. Si no supervisas, difícilmente sostendrás. Es cierto que debemos de confiar en el respeto de los estándares de nuestros equipos.
  Pero la función de Supervisar es doble. Por un lado confirmar que se sostienen las 5S y los estándares marcados. Por otro lado al supervisar, también puedes mejorar, hablar con las personas que sostienen las 5S y aplicar la mejora continua o Kaizen.
• Es cierto que al final es supervisar que se respetan los estándares, pero también es corregirlos si encontramos desviaciones en las 4 primeras S o algo que se nos ha escapado. Mejora continua en estado puro.

4.1. La Importancia de la 3ª S = Limpiar.

Quiero insistir en esta S, porque me parece una de las menos entendidas, sino la menos entendida. Cuando nos dedicamos a realizar el famoso evento 5S, y nos dedicamos a limpiar nuestras instalaciones, y nos vestimos todos de blanco. O cuando realizamos la limpieza en nuestra casa o trastero. Debemos focalizarnos en esas fugas constantes que tiene nuestra máquina, esa perdida de aceite, ese grifo que gotea o cualquier problema constante. Ahí radica el foco de esta 3ªS. Y nada mejor que una historia para entenderlo.

Debemos eliminar esas fugas constantes en nuestra vida, esas tareas sin finalizar, esas llamadas sin hacer, esas conversaciones sin hablarlas, esos agujeros que finalmente tapar. La 3ªS también es importante para mejorar nuestra vida.

4.2. La Barca y el Agujero. 🚤

A continuación, os dejo un relato que seguro os gusta y entenderéis así la importancia de estos detalles, y de la 3ªS. Quizás ahora entiendas mejor Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida.

Un barquero fue requerido para pintar una pequeña barca 🚤 de recreo. Este como de costumbre, trajo su pintura y sus brochas y se puso manos a la obra a pintar el barco de un blanco⚪️ brillante, tal y como le pidió la dueña de aquella barca.
Mientras pintaba, el barquero notó un pequeño agujero en el casco de la barca, y lo reparó sin más. Cuando terminó de pintarlo, la mujer le pagó lo acordado y ambos se marcharon.
Al día siguiente, la dueña del barco se acercó de nuevo al pintor de su pequeña embarcación y le extendió en un cheque una cuantiosa cantidad de dinero. El barquero se sorprendió y le dijo:
“Usted ya me pagó, ¿por qué este cheque💰?”
A lo que la mujer le respondió:
“Esto no es por haber hecho el trabajo de pintura. Es por haber reparado el agujero 🕳 de mi barca.”
“Cuando le pedí que pintara mi barca, olvidé mencionar el agujero del casco. Cuando la barca se secó del todo, mis hijos cogieron la barca y se fueron a pescar. Yo no estaba en casa cuando ellos salieron como otras tardes. Al regresar a casa y ver que habían cogido el barco, estaba desesperada porque recordé el agujero del casco y que no le dije nada a usted.
Imagine mi alivio y alegría cuando vi regresar a mis hijos de pescar. Entonces, examine la barca y descubrí que usted había reparado el agujero.”
“¿Entiende ahora lo que hizo? ¡Usted salvó la vida de mis hijos!. No hay suficiente dinero en el mundo para pagar su “pequeña😇 buena acción”.
No importa quién, cuándo o cómo, continua haciendo tu trabajo de la mejor manera posible, observa los detalles, repara todas las “fugas” que encuentres.
A lo largo de la vida, es posible que ya hayas reparado muchos “agujeros en barcas” sin darte cuenta puedes haber salvado varias vidas.❤️‍🩹

La moraleja final, puede estar orientada hacia un trabajo bien realizado. Pero también si nos ponemos en modo Coach, puede estar orientado hacia la ayuda a las personas:

Realiza ese gesto o esa acción que sólo tú puedes ver, y que aliviará la carga o reparará “la fuga” que haya en la otra persona.

Chema Portero

5. Una Historia real de implantación de 5S.

Lo he dicho al principio y seguimos desgranando Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida. En el caso de nuestra empresa, Alumalsa, el cambio del antes y del después de las 5S fue algo radical. Aún hoy , 10 años después de nuestros primeros pasos, seguimos “viviendo” esa cultura de las 5S, como algo primordial.

Cuando empezamos a aplicar 5S, desde la información, desde la formación y desde el trabajo duro. Por ejemplo cuando queríamos pintar una isla de trabajo, una zona delimitada o un pasillo, preguntábamos siempre a los usuarios. Incluso ellos mismos nos ayudaron en muchas ocasiones. Esto hizo que las 5S crecieran rápidamente y pudimos ver en un par de años un gran cambio en la empresa.

Después de dejar atrás los zafarranchos de limpieza y después de muchos parches para tapar nuestros problemas de orden y limpieza. Decidimos realmente INVERTIR EN 5S. Y ahí estuvo la diferencia. Hace falta dinero para las 5S, hace falta alguien que pilote el cambio, pero realmente hace falta que la DIRECCION SE IMPLIQUE. Y nosotros tuvimos los 4 ingredientes para que aquello funcionase, sí, el 4º no me lo he olvidado, era la gente y su implicación verdadera. Una vez hube implantado las 5S en mi empresa, entendí mejor Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida.

6. Los 4 pasos para triunfar con las 5S.

6.1. Explicar qué son las 5S.

• Lo primero es explicar lo que se va a hacer, aunque la gente no se lo crea.
  • Recuerdo la anécdota que me sucedió al explicar las 5S con un jefe de equipo de la sección de fusión, este jefe de equipo me dijo literalmente:

Creeré en las 5S cuando reparéis los agujeros del suelo del pasillo de fusión, donde pasan las carretillas de metal a más de 700ºC y dan saltos derramando metal.

Jefe de Equipo de Fusión de Alumalsa

• Aquel jefe de equipo me dio una gran lección, primero porque las 5S debían servir para mejorar la Seguridad, punto. Segundo porque si conseguía impactar de algún modo, en el día a día del trabajo de cada persona, la gente se daría cuenta del beneficio de implantarlas.

6.2. Ir a GEMBA.

• Tras la reunión me interesé por aquellos pasillos en mal estado, fui a verlos con ellos, no era mi zona habitual de trabajo y no conocía el problema bien. Así que baje a GEMBA y le pregunté a aquel jefe de equipo y a su supervisor, el problema era importante, y requeriría inversión.
  • Las 5S no son gratis, requiere inversión y si no entendemos esto, puede que las 5S fracasen. Pero además de esta lección es importante recordar que las cosas suceden en el puesto de trabajo, en el lugar donde las personas realizan su labor diaria, ve a GEMBA y habla con ellos, conoce su problema, y podréis resolverlo juntos.

6.3. Tener el respaldo de la DIRECCION.

• Afortunadamente el Director que impulsó las 5S de manera superlativa esos primeros años de implantación, Lean lo tenía claro. Nos dio el dinero suficiente para reparar aquellos suelos e hicimos esa inversión y muchas otras.
• Muchos años antes en la sección donde empecé a trabajar, intentamos implantar las 5S, pero al no tener el respaldo de la dirección, quedó en maquillaje simplemente. Una sección parecía haber crecido y el resto de la empresa no.
• Por cierto, aquel jefe de equipo de la sección de Fusión, cuando pasado el tiempo lo volví a ver por el pasillo, siempre me recordaba y agradecía aquel trabajo. Pero la respuesta era sencilla. “Gracias a tí, porque aquel golpe de realidad fue un verdadero impulso para las 5S. Y al crear un entorno seguro a través de las 5S nos dimos cuenta de que ese, y no otro, era el objetivo explícito y principal.”

4. Involucrando que es gerundio.

• Involucrando en las implementaciones 5S desde entonces a todos los actores de la película, en el inicio, en las decisiones, en los eventos 5S, en las nuevas instalaciones y hasta en la disposición de los puestos.
• Algo muy valorado es cuando realizamos el evento en la 3ªS de limpieza, también se involucra a la dirección, a los mandos, a los trabajadores, a los líderes, y no sólo a mantenimiento o al equipo de 5S.

7. TPM + 5S. La combinación ideal.

• Durante estos años y para conseguir sostener las 5S, ha sido fundamental la realización de sistemas, cada vez más Lean. En dichos sistemas era necesario tener en cuenta la limpieza dentro de las tareas de Auto-mantenimiento o Total Productive Maintenance 👩‍🔧 y así lo hicimos.
  • Todas las personas deben entender la limpieza como algo intrínseco de su puesto de trabajo, para mantener la referencia implementada en la 4️⃣ S y detectar anomalías.
  • Este tipo de autocontroles o auto chequeos, deben de servir para evitar problemas mayores y que puedan llegar a parar la producción turnos enteros, o peor aún derivar en un riesgo de seguridad.
  • Es fundamental combinar el chequeo de limpieza con el del TPM, y estar atento a anomalías que se puedan detectar con el resto de sentidos, y no sólo con la vista.
  • En nuestro caso, las tareas TPM o RCM (Reliability Centered In Maintenance 👨🏻‍🔧 ) como lo implementamos nosotros al principio. Esas tareas como os decía, venían con ayudas visuales en las cuales aparecían los iconos de los sentidos 👁 👂👃✋ de los que nos debíamos ayudar para detectar anomalías.
  • Identificar o etiquetar las anomalías, es algo que hicimos de modo experimental al principio de uno de los primeros proyectos que realizamos. Ahora directamente la reparamos desde producción o demandamos a mantenimiento la anomalía detectada, anotamos la sugerencia propuesta o nos comunicamos con el departamento que lo tienen que solucionar.

8 Claves para mantener las 5S

• Establecer una buena implantación de las 5S es uno de los primeros peldaños de un sistema lean completo. Una vuelta de tuerca más para saber Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida. 8 claves para una buena implantación y mantenimiento de las 5S serían:

1. Añadir imágenes en las tareas a realizar por parte de las personas. Esto ayudará al mantenimiento de los estándares.
2. Hay que dar el tiempo necesario para realizar estas tareas de limpieza y comprobación.
3. Buenas herramientas para realizar las limpiezas y repuestos para mantener alto el estándar de limpieza.
4. Mantener un número adecuado de recipientes para poder eliminas los desperdicios que se eliminen.
5. Proporciona suficientes identificaciones para los medios, elementos, residuos, etc. y reponer siempre que se terminen.
6. Reciclaje y Reutilización siempre que se pueda. Formar a todas las personas en ambas medidas es básico.
7. Dotar del mantenimiento necesario para reparar y mantener (origen de la palabra mantenimiento) las instalaciones y los medios, y de este modo que la limpieza se convierta en lo habitual.
8. Reconocer el trabajo bien hecho. No se trata sólo de revisar y comprobar que se cumplen los estándares, cuando estos son respetados, se nota en el orden y la limpieza general. El reconocimiento del buen trabajo, dará lugar a su continuidad y también a su mejora.

9. Transformando tu Vida con las 5S.

El título del artículo sigue siendo Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida. Es cierto que en el artículo hay muchos ejemplos de transformación en la empresa, pero te puedo asegurar que si poco a poco aplicas los principios de las 5S, tu vida sufrirá cambios interesantes, y el orden entrará a formar parte de ti y de los que te rodean, de un modo diferente.

10. Unas preguntas para el final.❓

¿Entiendes ahora mejor Qué Son Las 5S y Como Pueden Transformar Tu Vida? ¿En el caso de que así sea, cuál de las 5S es tu favorita? ¿Te ha gustado este artículo?

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